Inventé il y a cinquante ans, POP – Post Office Protocol – est un protocole informatique aujourd’hui encore largement répandu, permettant d’accéder à des courriels stockés sur un serveur de messagerie depuis un périphérique externe (poste de travail, cellulaire, tablette, etc.). Si la version POP3 a longtemps été considérée comme LA référence, ses fonctionnalités s’avèrent maintenant dépassées face à des technologies de messagerie bien plus modernes, performantes, flexibles et sécuritaires telles que Microsoft 365 (anciennement Office 365).
Votre boîte courriel utilise encore le protocole POP3 ? N’attendez plus pour en changer, découvrez pourquoi vous devriez adopter Microsoft 365 dès à présent !
ABSENCE DE SYNCHRONISATION
Par défaut, le protocole POP3 est conçu de façon à récupérer – à proprement parler – vos courriels depuis un serveur puis à les stocker en local via une solution de messagerie spécialisée (ex. Microsoft Outlook, Mozilla Thunderbird, etc.). En d’autres termes, vous ne vous contentez pas de consulter vos courriels en ligne mais procédez véritablement, sans même vous en rendre compte, au téléchargement de ceux-ci sur votre périphérique.
La centralisation tout comme la synchronisation des contenus est inexistante entre le serveur de messagerie et vos différents appareils. Inévitablement, cela créé une dissonance entre vos périphériques et les éléments visibles dans votre boîte courriel seront différents d’un appareil à l’autre (c’est le cas notamment des courriels sortants qui utilisent dans leur cas un protocole différent lors des envois). Il en est de même pour les interfaces et architectures de dossiers, qui demeureront spécifiques à chaque périphérique.
Ce manque de flexibilité limite grandement votre mobilité numérique, favorise les erreurs et impacte logiquement votre productivité et celle de vos collaborateurs.
RISQUES DE PERTES DE DONNÉES
En lien direct avec l’absence de synchronisation décrite précédemment ; dans le cas où votre compte est paramétré de façon à supprimer les courriels du serveur une fois ceux-ci téléchargés, la seule et unique copie se retrouvera sur le périphérique utilisé au moment de la consultation. En cas de bris ou de perte de cet appareil – et sans sauvegarde effectuée entre-temps –, toutes les courriels stockés localement seront définitivement perdus.
INFORMATION NON SÉCURISÉES
La version standard du protocole POP3 ne permet pas le chiffrement des informations échangées entre le serveur et votre solution de messagerie. Par conséquent, cela signifie que l’ensemble de vos identifiants, mots de passe et contenus de courriels circulent « en clair » au sein des réseaux – publics et privés – utilisés dans le cadre de vos activités. Face aux cybermenaces actuelles, il est évident que cette pratique est susceptible de compromettre grandement la sécurité de vos informations et potentiellement celle de vos activités d’entreprise.
Au minimum, vous devez impérativement utiliser une solution de messagerie supportant le protocole POP3 S – intégrant des fonctions basiques de sécurité – pour vous assurer que vos informations sont protégées et vos échanges correctement cryptés.
Compte-tenu de ces limites, les grandes entreprises ont – pour la plupart – fait le choix de migrer vers une solution Exchange il y a de nombreuses années, s’appuyant sur des infrastructures informatiques déjà en place et suffisamment performantes pour accueillir la solution de Microsoft.
Avec l’arrivée plus récente d’Exchange Online – sur lequel s’appuie Microsoft 365 –, les TPE et PMEs peuvent dorénavant bénéficier d’une solution de messagerie à la pointe de la technologie, quelle que soit la taille de leur environnement technologique.
INFORMATIONS CENTRALISÉES
Microsoft Exchange Online est radicalement différent du protocole POP3 en ce sens qu'il stocke toutes les informations de messagerie (courriels, contacts, calendriers, rappels, etc.) sur un seul et unique serveur central. En vous connectant à votre compte, vous accédez à ces contenus hébergés sans les télécharger sur votre périphérique. Les actions réalisées depuis votre appareil sont immédiatement répliquées sur le serveur, garantissant une parfaite uniformité des informations. Cela signifie que les éléments visibles dans votre boîte courriel seront identiques d’un appareil à l’autre, quel que soit la solution de messagerie utilisée.
Grâce à ce mode de fonctionnement, plusieurs utilisateurs peuvent par ailleurs se connecter au même moment, à une même boîte courriel, et accéder en temps réel aux mêmes informations, quel que soit le lieu où ils se trouvent.
Les possibilités offertes dans le cadre de vos activités d’entreprise sont quasi-infinies et constituent assurément, quel que soit votre domaine, un formidable levier en matière de productivité.
BON À SAVOIR
Adopter Microsoft Exchange ne signifie pas forcément migrer ses données courriels dans des infrastructures informatiques de la firme américaine. Il est ainsi tout à fait possible de s’appuyer sur un hébergeur local pour réaliser la migration de ses services de messagerie.
En choisissant cette option – et en faisant appel à un partenaire reconnu à l’image de QuébecCloud –, vous bénéficierez de la même technologie (c’est-à-dire la version la plus récente de l’outil de messagerie), dans un environnement ultra-sécurisé, tout en vous assurant que vos données restent hébergées au Québec.
FONCTIONNALITÉS DE SÉCURITÉS DE SÉCURITÉ AVANCÉES
Microsoft 365 permet par ailleurs de protéger ses informations d’entreprise à l’aide de fonctionnalités de sécurité avancées, évolutives et régulièrement mises à jour par la firme américaine (ex. filtrage anti-programme malveillant, anti-courrier indésirable, redondance des serveurs de messagerie, fonctionnalités de récupération d’urgence, etc.).
Le contrôle des accès se voit quant à lui optimisé avec la possibilité par exemple de créer des listes d’appareils mobiles approuvés, d’imposer sur ces derniers un déverrouillage par code confidentiel, ou encore de supprimer d’éventuelles données sensibles sur des téléphones égarés.
Enfin, l’application de correctifs de maintenance est également facilitée, pour une sécurité accrue de vos informations. Dépendamment du système en place au sein de l’entreprise, les économies réalisées en matière de gestion et d’administration de votre solution de messagerie peuvent être significatives.
Vous l’aurez compris, si – comme dans la plupart des entreprises – les courriels sont un élément essentiel de vos tâches quotidiennes, adoptez dès à présent Microsoft 365 pour sécuriser vos activités et booster votre productivité !
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