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Comment créer et ajouter une signature percutante à vos courriels professionnels ?

13 juin 2019

Vous êtes lassé de votre signature courriel habituelle et cherchez comment la changer ? On vous en dit plus sur les quelques étapes incontournables pour la réalisation et l’intégration d’une signature attrayante, capable de promouvoir efficacement votre image de marque auprès de vos clients, partenaires et prospects.

 Comment créer et ajouter une signature percutante à vos courriels professionnels.

TRAVAILLEZ VOTRE VISUEL

 Il existe plusieurs caractéristiques incontournables à la réalisation d’une bonne signature de courriel. Elle doit bien sûr être professionnelle, informative, mais elle doit avant tout être attrayante et efficace ! Si celle-ci permet de partager les principales informations professionnelles vous concernant (nom, titre et coordonnées), elle véhicule également l’image et les valeurs de votre entreprise auprès de vos interlocuteurs. Il est donc impératif d’en prendre soin !

 Plusieurs caractéristiques doivent être prises en compte pour garantir l’attractivité et l’efficacité de votre signature :

  • Tout d’abord, celle-ci doit contenir quelques informations incontournables :
    • Prénom / Nom
    • Titre professionnel
    • Téléphone (principal et/ou cellulaire)
    • Logo de votre entreprise
    • Adresse postale (s’il n’y a pas de bonne ou de mauvaise pratique à ce sujet, sachez qu’il n’est pas toujours nécessaire d’intégrer votre adresse au complet. Mentionner simplement la ville pourra généralement vous permettre de gagner en espace et d’aérer votre signature)

      Astuce: Contrairement aux mœurs, l’ajout de l’adresse courriel n’est pas indispensable - du fait de son caractère redondant -. N’oubliez pas que les destinataires de vos messages disposent ou disposeront naturellement de votre adresse courriel.
  • Privilégiez une cohérence visuelle globale. Pour cela, deux règles simples :
    • Une ou deux couleurs maximum
    • Une ou deux polices maximum
      (gardez à l’esprit que la police utilisée doit être propre, sobre et professionnelle)

      Astuce: Privilégiez l’utilisation de polices “Web Safe” dans votre signature (comme Arial). Vous pouvez également avoir recours à l’utilisation d’espaces et de séparateurs pour garantir une lisibilité optimale.
  • Hiérarchisez les informations. Par exemple :
    • Prénom / Nom (Taille élevée - Police grasse)
    • Titre professionnel (Taille moyenne - Police standard)
    • Coordonnées (Taille réduite - Police fine)
  • Intégrez des icônes pour favoriser la création de trafic vers vos autres supports Web (site Internet et réseaux sociaux)
  • Soyez certain que votre signature soit “responsive” (c’est-à-dire que son affichage s’ajuste en fonction du type d'appareil utilisé par votre destinataire). N’oubliez pas que la majorité des courriels sont aujourd’hui lus directement sur cellulaire.

Enfin, pour sa réalisation, plusieurs options s’offrent à vous :

  • Vous avez une idée précise de ce que vous souhaitez réaliser ? Il existe de nombreux outils en ligne - adaptés à tous les budgets - qui vous permettront de générer des signatures de courriel personnalisées. Ces derniers sont généralement simples d’utilisation mais ne vous permettront pas de laisser totalement libre cours à votre imagination.
  • Vous souhaitez plutôt être conseillé et/ou accompagné dans la réalisation de votre future signature? La solution la plus simple reste de faire appel à des professionnels en graphisme et image de marque. Pour un budget mesuré et maîtrisé, vous vous assurez la création rapide d’une signature efficace, en cohérence parfaite avec vos besoins d’affaires.

Quelques exemples:

Signature_exemple 1Signature_exemple 2

 

Besoin d’un coup de main ou d’inspiration ? Nos spécialistes vous accompagnent dans la mise en place express de votre nouvelle signature. Contactez dès à présent l’un de nos experts!

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AUTOMATISEZ LA GESTION DE VOS SIGNATURES DE COURRIEL

Savez-vous qu’il est possible d’automatiser le déploiement des signatures courriel au sein de votre entreprise?

 Grâce à la mise en place d’outils de gestion de signature - compatibles Microsoft Exchange, Office 365 -, nous centralisons la gestion de vos signatures courriel et vous permettons d’automatiser le déploiement chez l’ensemble de vos collaborateurs. En d’autres termes, vous configurez rapidement votre signature corporative (comprenant par exemple votre logo, un bandeau publicitaire ou une redirection vers les réseaux sociaux), puis appliquez celle-ci en temps réel à vos équipes sans qu’aucune action ne soit requise de leur part.

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INTÉGREZ VOTRE SIGNATURE

Une fois le visuel terminé, il ne vous reste plus qu’à intégrer la nouvelle signature - au format HTML - à votre plateforme de courriel habituelle. Pour cela rien de plus simple, il vous suffit de suivre nos tutoriels:

Gmail

Ouvrez votre nouvelle signature dans un navigateur Internet.
Sélectionnez-la (Ctrl+A), puis copiez-la (Ctrl+C).

Dans un nouvel onglet du navigateur, connectez-vous à votre compte Gmail. Rendez-vous ensuite dans la section Paramètres > Signatures, puis collez la signature nouvellement créée (Ctrl+V).

Apple Mail

Ouvrez l’application Mail d’Apple, puis rendez-vous dans le menu Préférences > Signatures. Dans la colonne de gauche, sélectionnez le compte auquel vous souhaitez rattacher votre nouvelle signature, cliquez sur le bouton Ajouter (+), puis saisissez un nom pour celle-ci. Décochez ensuite la case Toujours utiliser ma police de message par défaut. 

Ouvrez votre nouvelle signature dans un navigateur Internet. Sélectionnez-la (Cmd+A), puis copiez (Cmd+C) et collez (Cmd+V) le contenu dans la colonne de droite de la fenêtre Signatures d’Apple Mail.

Microsoft Outlook 2013 / 2016

Ouvrez l’application Microsoft Outlook puis créez un nouveau courriel (Nouveau message électronique). Dans le bandeau supérieur, cliquez sur le bouton Une signature puis sur Signatures. Cliquez ensuite sur Nouveau, saisissez un nom pour celle-ci et validez.

Dans les champs Nouveaux messages et Réponses/transferts, sélectionnez la signature nouvellement créée dans la liste déroulante.

Ouvrez alors votre nouvelle signature dans un navigateur Internet. Sélectionnez-la (Ctrl+A), puis copiez (Ctrl+C) et collez (Ctrl+V) le contenu dans la zone Modifier la signature.

Microsoft Outlook Web App

Ouvrez votre nouvelle signature dans un navigateur Internet. Sélectionnez-la (Ctrl+A), puis copiez-la (Ctrl+C).

 Dans un nouvel onglet du navigateur, connectez-vous à votre compte Outlook Web App. Rendez-vous ensuite dans la section Paramètres > Options > Paramètres > Courrier, puis collez la signature nouvelle créée (Ctrl+V) sous la section Signature électronique.

Enfin, sélectionnez Insérer automatiquement ma signature aux messages envoyés.

 


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